Για να επεξεργαστούμε τις πληροφορίες που ήδη έχουμε ή να καταχωρήσουμε νέες, πηγαίνουμε στο Contacts-> Viewall ή search.

Βρίσκουμε την επαφή που θέλουμε και βρίσκουμε στα δεξιά μας την επιλογή / edit. Μέσα από αυτήν μπορούμε να τροποποιήσουμε τις πληροφορίες.

Επιλέγουμε το εργαλείο Email Campaigns -> View Email Campaigns .

Επιλέγουμε την καμπάνια σύμφωνα με το όνομα που του έχουμε δώσει. Πηγαίνομε στα δεξιά και επιλέγουμε το σημείο που λέει Edit.

Κοιτάμε τις πληροφορίες και πατάμε Next. Αυτόματα μας πηγαίνει στο κείμενο. 

Με το εργαλείο Email Campaigns . Επιλέγουμε το σημείο που λέει View Split Test-> Create a split test.

Επιλέγοντας το εργαλείο Surveys και στο Export responses

Κοιτάμε ποια κατηγορία στοιχείων θέλουμε και ακολουθούμε τις οδηγίες. Τέλος κάνουμε export.

Τις περισσότερες φορές, όταν αποστέλλεται ένα email του οποίου η διεύθυνση αποστολής δεν είναι έγκυρη, οι μηχανές το εκλαμβάνουν ως spam. Προτείνεται λοιπόν, η δημιουργία ενός email με βάση το domain της εταιρίας σας, π.χ. [email protected], το οποίο θα έχετε επιβεβαιώσει ότι λειτουργεί αξιόπιστα.

Σε περίπτωση επομένως που κάποιος παραλήπτης της email καμπάνιας επιθυμεί να επικοινωνήσει μαζί σας σε αυτό το account, θα έχει την συγκεκριμένη δυνατότητα.

Μ’ αυτόν τον τρόπο, οι μηχανές θα το προστατέψουν και θα το καταστήσουν έγκυρο

Οι mail καμπάνιες διέπονται από κανόνες και κώδικες ηθικής. Η εξαγορά ή υποκλοπή κάποιας λίστας με email πελατών, αποτελεί παράνομη πράξη και θα πρέπει σε κάθε περίπτωση να αποφεύγεται. Αν καταφύγετε σε τέτοιου είδους λύση, αυτόματα αποδεικνύετε έμμεσα στον αποδέκτη του email, ότι έχετε αποκτήσει και χρησιμοποιήσει το email του χωρίς την προσωπική του συγκατάθεση.

Παράλληλα του δίνετε το δικαίωμα να χαρακτηρίσει το email ως spam. Αυτό σημαίνει ότι αυτόματα σας βάζουν σε black list των mail server που αποστέλλει αυτό το newsletter.

Είναι απαραίτητο, να περιλαμβάνεται στην εταιρική σας σελίδα μία φόρμα εγγραφής για τους επισκέπτες σας. Έτσι, κάθε χρήστης θα έχει τη δυνατότητα να εγγραφεί αυτοβούλως στην λίστα με τις εταιρικές σας ενημερώσεις, ενώ μ’ αυτό τον τρόπο εξασφαλίζετε τη νόμιμη απόκτηση mail διευθύνσεων.
Φροντίστε, ώστε να κάνετε την φόρμα αλλά και την διαδικασία εγγραφής στην λίστα, όσο πιο κατανοητή και ξεκάθαρη γίνεται.

Τι να προσέξετε:

Φόρμα εγγραφής:
Είναι απαραίτητο να παρέχετε συνδέσμους προς τους όρους και την πολιτική ορθής χρήσης της εταιρίας σας, ενώ προτείνεται η αναφορά σε συνδέσμους από προηγούμενες emai καμπάνιες, ώστε οι χρήστες να τις επισκεφθούν και να αποφασίσουν αν επιθυμούν να εγγραφούν.

Ευχαριστήρια Σελίδα:
Μόλις ο χρήστης συμπληρώσει τα στοιχεία του και υποβάλει την αίτηση εγγραφής, είναι καλή πρακτική να του παρέχετε μία σελίδα με ένα μήνυμα επιβεβαίωσης και ένα ευχαριστήριο κείμενο.

Email Επιβεβαίωσης:
Εξίσου καλή πρακτική, αποτελεί η αποστολή επιβεβαιωτικού email στην διεύθυνση που καταχωρεί ο χρήστης, το οποίο θα περιλαμβάνει ένα confirmation link, για την ολοκλήρωση της διαδικασίας εγγραφής.

Μήνυμα Επιβεβαίωσης:
Στο επιβεβαιωτικό μήνυμα μπορείτε να προτρέπετε τους παραλήπτες να προσθέσουν το email σας στο βιβλίο διευθύνσεων, ώστε να αποφευχθεί μελλοντικά η περίπτωση να πιάσουν τα φίλτρα τους τα emails ως spam.

Σε κάθε email που αποστέλλετε, θα πρέπει απαραιτήτως να παρατίθεται σύνδεσμος που θα δίνει τη δυνατότητα στους χρήστες να διαγραφούν από την λίστα των παραληπτών εφόσον το επιθυμούν. ‘Ετσι, μειώνεται σημαντικά την πιθανότητα χαρακτηρισμού του email σας ως spam από τους χρήστες που δεν επιθυμούν να λαμβάνουν το email σας

Αν δεν είχατε προηγούμενη συναλλαγή με τους παραλήπτες, πριν από την αποστολή οποιουδήποτε μηνύματος πρέπει να έχετε λάβει εγγράφως ή ηλεκτρονικά τη συγκατάθεσή τους. Αν είχατε προηγούμενη συναλλαγή με τους παραλήπτες κατά την οποία έχετε λάβει τα στοιχεία επικοινωνίας τους, μπορείτε να απευθύνετε ηλεκτρονικά μηνύματα σε αυτούς χωρίς τη συγκατάθεσή τους μόνο όταν αυτά αφορούν στην προώθηση παρόμοιων προϊόντων ή υπηρεσιών ή άλλων παρόμοιων διαφημιστικών σκοπών.

Κατά την δημιουργία νέας κατηγορίας, έχουμε την ιδιότητα να αλλάζουμε και να επιλέγουμε τα σημεία επαφής και αναφοράς που επιθυμούμε.

Από το εργαλείο Contact list -> Create a contact list. Αφού συμπληρώσουμε τα στοιχεία που έχουμε, μεταβαίνουμε στο επίπεδο που αναγράφει custom fields και Visible fields.
Εκεί επιλέγουμε τα κουτάκια που εξυπηρετούν τον σκοπό μας.

Σε κάθε περίπτωση και οπωσδήποτε πριν από τη λήψη της συγκατάθεσης πρέπει να ενημερώνετε τους παραλήπτες των μηνυμάτων σχετικά με την ταυτότητά σας (π.χ. επωνυμία, διεύθυνση, τηλέφωνο και διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου), το σκοπό της επεξεργασίας των δεδομένων, την ύπαρξη του δικαιώματος πρόσβασης, καθώς και τους πιθανούς αποδέκτες των δεδομένων (π.χ. τρίτες συνεργαζόμενες με εσάς εταιρείες). Κατά την ενημέρωση σχετικά με τους αποδέκτες των δεδομένων θα πρέπει να αναφέρετε συγκεκριμένα τους εν λόγω αποδέκτες (π.χ. εταιρεία Χ, Ψ) ή τη γενική επαγγελματική κατηγορία στην οποία εντάσσονται οι αποδέκτες (π.χ. εταιρείες πώλησης ηλεκτρονικών ειδών).

Είναι πολύ πιθανό μετά την αποστολή μίας email καμπάνιας, οι παραλήπτες να επιθυμούν να επικοινωνήσουν μαζί σας για να παραθέσουν σχόλια ή απορίες. Θα πρέπει επομένως, το τμήμα εξυπηρέτησης της εταιρίας να είναι πλήρως ενημερωμένο για την καμπάνια αλλά και διαθέσιμο, ώστε να ανταποκριθεί άμεσα σε οποιοδήποτε αίτημα προκύψει.

Καθυστερημένη ανταπόκριση σε αίτημα επικοινωνίας, θα μπορούσε κατά περιπτώσεις να ωθήσει παραλήπτες στην αναφορά του email ως spam.

Για να μην θεωρηθούν τα email που αποστέλλετε ως spam, καλό είναι να έχουν δημιουργηθεί από έμπιστους συνεργάτες ή από υπαλλήλους της εταιρίας, ώστε να αποφευχθούν τυχόν λάθη, καθώς και η περίπτωση να συμπεριληφθούν απρεπείς σύνδεσμοι ή κρυφά παράθυρα στην καμπάνια. Αλληλογραφία με τέτοιου είδους περιεχόμενο, είναι σίγουρο ότι θα αναφερθεί ως spam.

Είναι απαραίτητο να γίνεται έλεγχος για την δομή των email που αποστέλλετε. Ενδεικτικά, εργαλεία που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για να δείτε αν είναι έγκυρος ο τρόπος που έχει δομηθεί το email, είναι τα http://validator.w3.org/ και http://jigsaw.w3.org/css-validator/.

  • Μπορείτε να λαμβάνετε τη συγκατάθεση των παραληπτών σε έντυπη μορφή, για παράδειγμα μέσω διανομής διαφημιστικών εντύπων σε εκθέσεις ή παρουσιάσεις προϊόντων.
  • Μπορείτε επίσης να λαμβάνετε τη συγκατάθεση σε ηλεκτρονική μορφή, π.χ. με χρήση συστήματος κατά το οποίο γίνεται και έλεγχος των ηλεκτρονικών δεδομένων του παραλήπτη (σύστημα double opt-in ή verified opt-in). Για το συγκεκριμένο θέμα συμβουλευτείτε την Οδηγία 2/2011 της Αρχής για την ηλεκτρονική συγκατάθεση.
  • Σε κάθε περίπτωση θα πρέπει να έχετε προηγουμένως ενημερώσει τον παραλήπτη κατά τον τρόπο που αναφέρθηκε στην ερώτηση ii) παραπάνω, παρέχοντας επίσης πληροφορία σχετικά με τη δυνατότητα μετέπειτα διαγραφής του από το αρχείο σας (ή αλλιώς ανάκλησης της συγκατάθεσής του).
  • Η δήλωση της συγκατάθεσης σε κάθε περίπτωση πρέπει να είναι ρητή, π.χ. ο παραλήπτης να επιλέγει τη συγκατάθεση και όχι το σχετικό πεδίο να είναι προεπιλεγμένο.
  • Όταν τα δεδομένα των παραληπτών διαβιβάζονται σε τρίτους αποδέκτες (π.χ. συνεργαζόμενες εταιρείες), η συγκατάθεση για τη διαβίβαση θα πρέπει να λαμβάνεται σε ξεχωριστό πεδίο (ξεχωριστά για κάθε αποδέκτη ή ανά κατηγορία αποδεκτών, όπως αναφέρεται στην ερώτηση ii) παραπάνω).
  • Η συγκατάθεση που δίνεται για συγκεκριμένη εταιρεία δεν ισχύει για όλες τις εταιρείες του ομίλου, εκτός αν γι΄αυτό ενημερώνεται ρητώς ο παραλήπτης και δίνει τη συγκατάθεσή του σε ξεχωριστό πεδίο για κάθε εταιρεία ή επαγγελματική κατηγορία εταιρειών του ομίλου.
  • Δεν θα πρέπει να χρησιμοποιείται η πρακτική της αποστολής μηνύματος πρόσκλησης (invitation e-mail) με σκοπό τη λήψη της συγκατάθεσης του παραλήπτη. Στα μηνύματα αυτά ο αποστολέας συνήθως δηλώνει την επαγγελματική του ταυτότητα και ρωτάει τον παραλήπτη αν θέλει να λαμβάνει διαφημιστικά μηνύματα που αφορούν στην εταιρεία του.
  • Δεν πρέπει να ζητάτε από τους παραλήπτες των μηνυμάτων σας να τα προωθούν σε τρίτους ή να σας χορηγήσουν τις διευθύνσεις τρίτων, εκτός και αν έχουν λάβει προηγουμένως τη συγκατάθεση των τρίτων (πρακτική γνωστή και ως viral marketing, δείτε: (http://www.wilsonweb.com/wmt5/viral-principles.htm)
  • Θα πρέπει να τηρείτε τις δηλώσεις συγκατάθεσης των παραληπτών σε ειδικό αρχείο.
  • Επίσης πρέπει να παρέχετε σαφή διαδικασία με την οποία να μπορεί ο παραλήπτης να ανακαλέσει τη συγκατάθεσή του και να ζητήσει τη διαγραφή του από τη λίστα παραληπτών ηλεκτρονικών μηνυμάτων.
  • Στο ίδιο ή σε διαφορετικό αρχείο με αυτό των συγκαταθέσεων πρέπει να τηρείτε και τις αιτήσεις διαγραφής των παραληπτών, όπου θα καταγράφεται η ημερομηνία της διαγραφής του παραλήπτη, καθώς και τα στοιχεία επικοινωνίας του στα οποία αποστέλλονταν τα ηλεκτρονικά σας μηνύματα (π.χ. ηλεκτρονική διεύθυνση).

Επειδή η δημιουργία μίας mail καμπάνιας αποτελεί διαδικασία αυξημένης σημασίας, μην διστάσετε να επενδύσετε σε αυτήν και να εμπιστευθείτε εταιρίες οι οποίες φροντίζουν για τους συνεργάτες τους, ενώ παράλληλα προστατεύουν τους παραλήπτες των emails. Η χρήση mail υπηρεσιών οι οποίες υπόσχονται απλά ότι θα σας αποφέρουν χρήματα, είναι τακτική προς αποφυγή.

Επιλέξτε εταιρίες οι οποίες συνεργάζονται με παρόχους ηλεκτρονικού ταχυδρομείου (π.χ.Gmail, hotmail κλπ) και οι οποίες φέρουν αυστηρή πολιτική χρήσης ως προς την spamming αλληλογραφία, έτσι ώστε να προστατεύσετε τόσο την καμπάνια σας όσο και τους παραλήπτες σας.

Προχωρήστε με προεπισκόπηση του email που πρόκειται να αποστείλετε σε πολλούς διαφορετικούς browsers (π.χ. Firefox, Safari, Opera κλπ), αλλά και λογισμικά διαχείρισης email ( π.χ. Outlook Express, Thunderbird κλπ). Με αυτό τον τρόπο, μεγιστοποιείτε το ποσοστό των παραληπτών που θα δουν σωστά την καμπάνια.

  • Θα πρέπει να παρέχετε στους παραλήπτες δυνατότητα ενημέρωσης για τα προσωπικά δεδομένα που τηρείτε στο αρχείο σας, δυνατότητα πρόσβασης σε αυτά τα δεδομένα, καθώς και δυνατότητα διόρθωσης, κατόπιν αίτησής τους, εφόσον υπάρχουν σφάλματα στις καταχωρίσεις ή επιδιώκεται η επικαιροποίηση των υφιστάμενων στοιχείων.
  • Επίσης, θα πρέπει να λαμβάνετε όλα τα απαραίτητα τεχνικά και οργανωτικά μέτρα για την ασφάλεια του αρχείου ή αλλιώς τη διαφύλαξη της εμπιστευτικότητας, της ακεραιότητας και της διαθεσιμότητας των δεδομένων.
  • Καλή πρακτική αποτελεί να διαθέτετε διαδικασία παρακολούθησης και χειρισμού των παραπόνων για αποστολή αζήτητης επικοινωνίας.
  • Οι συνεργαζόμενες εταιρείες πρέπει να χρησιμοποιούν καταρχήν τη δική σας λίστα παραληπτών, παρέχοντας μόνο τα μέσα αποστολής των ηλεκτρονικών μηνυμάτων (την πλατφόρμα της διαφήμισης).
  • Σε περίπτωση που οι εταιρείες διατηρούν δική τους λίστα πρέπει να μπορούν να εξασφαλίζουν ότι έχουν λάβει τη συγκατάθεση των παραληπτών όσον αφορά τον συγκεκριμένο τύπο διαφήμισης που θέλετε να πραγματοποιήσετε (π.χ. οι παραλήπτες να έχουν δηλώσει ότι ενδιαφέρονται να λαμβάνουν διαφημιστικά μηνύματα για κάποιο είδος προϊόντων ή υπηρεσιών).
  • Θα πρέπει να έχετε δυνατότητα ελέγχου της λίστας των παραληπτών και του τρόπου αποστολής των μηνυμάτων (συγκατάθεση, αρχείο διαγραφών, κ.λπ.), σύμφωνα με όσα αναφέρθηκαν παραπάνω.
  • Όλα τα ανωτέρω πρέπει να προβλέπονται στη σύμβασή σας με τη διαφημιστική εταιρεία.

Η χρήση διευθύνσεων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για την αποστολή διαφημιστικών μηνυμάτων ή για την εμπορία των διευθύνσεων αυτών είναι παράνομη όταν αυτές συλλέγονται:

 

  • Με αγορά ή δωρεάν προμήθεια λιστών ηλεκτρονικών διευθύνσεων από εταιρείες ή οργανισμούς που έχουν συλλέξει τις διευθύνσεις με τρόπο παράνομο και αθέμιτο, δηλαδή χωρίς την προηγούμενη ενημέρωση και συγκατάθεση των κατόχων των ηλεκτρονικών διευθύνσεων. Δείτε την Απόφαση 83/2009 της Αρχής για περισσότερες πληροφορίες.
  • Από καταλόγους που δεν έχουν συσταθεί για το σκοπό της απευθείας εμπορικής προώθησης ή κάθε άλλου είδους διαφήμισης και τα πρόσωπα που περιέχονται σε αυτούς δεν έχουν δώσει τη συγκατάθεση τους για τη λήψη τέτοιας μορφής ηλεκτρονικής επικοινωνίας. Παραδείγματα αποτελούν οι κατάλογοι των επαγγελματικών ενώσεων, των σωματείων, συλλόγων, κατάλογοι εκθέσεων (π.χ. συγκεκριμένων επαγγελματικών κλάδων, οι κατάλογοι στοιχείων επαφής συνδρομητών ), κ.λπ.
  • Μέσω Διαδικτύου (harvesting), όπως από χώρους συζητήσεων (forums), ιστολόγια (blogs), ιστοσελίδες (π.χ. όταν περιέχουν ηλεκτρονικές διευθύνσεις χρηστών ή κοινών διευθύνσεων επαφής εταιριών τύπου «[email protected]», «[email protected]»), υπηρεσίες κοινωνικής δικτύωσης, ενημερωτικές λίστες ηλεκτρονικού ταχυδρομείου (mailing lists), διαδικτυακές υπηρεσίες πληροφοριών καταλόγου (white yellow pages), κ.ά. Αυτά ισχύουν, ανεξαρτήτως εάν η συλλογή διευθύνσεων πραγματοποιείται χειροκίνητα ή αυτόματα (π.χ. μέσω προγραμμάτων αράχνης (web crawlers)).
  • Από τρίτους, για παράδειγμα από άτομα που δίνουν τις διευθύνσεις φίλων τους χωρίς την προηγούμενη ενημέρωση και συγκατάθεση των φίλων (δείτε ερώτημα 5 iii).